Welche Nebenkosten der Vermieter in der Betriebskostenabrechnung umlegen darf – und welche nicht.

Ärger mit der Nachzahlulg

Wenn die Nebenkostenabrechnung ins Haus flattert, wird es für viele wieder teuer: Nachzahlungen drohen. Foto: Pixabay

13.12.2021

Das eine Mal gibt es Geld zurück, das andere Mal muss nachgezahlt werden – Mieter im frei finanzierbaren Wohnungsbau kennen das. Mit der Betriebskostenabrechnung, die einmal im Jahr mit der Post ins Haus flattert, ist das eben so eine Sache. Hat der Vermieter gut kalkuliert und realistische Abschlagszahlungen mit seinem Mieter vereinbart, sind in der Regel auch keine größeren Nachzahlungen zu erwarten. Manchmal gibt es sogar Geld zurück. Anders verhält es sich aber, wenn die Nebenkosten (bewusst) zu niedrig angesetzt oder klassischerweise Leistungen in Rechnung gestellt wurden, die gar nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Dann drohen nicht nur hohe Nachzahlungen, sondern steht mitunter auch Ärger ins Haus.

„Eine Betriebskostenabrechnung kann an vielen Stellen falsch sein“, weiß Marco Karsten vom Deutschen Mieterbund Siegerland und Umgebung. Gemeinsam mit seinen Kollegen kümmert er sich aktuell um die Anliegen von etwa 3300 Mietern in der Region, das Prüfen von Betriebskostenabrechnungen gehöre dazu. „Jedes Jahr prüfen wir etwa 1500 Abrechnungen.“

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Grundsätzlich sei es wichtig, die Betriebskostenabrechnung des Vermieters nicht einfach hinzunehmen, sondern sie zu prüfen und sich eventuell gegen unberechtigte Nachzahlungen zu wehren. Doch Achtung: „Die meisten Mieter werden zwar nachrechnen können, aber ein fundiertes Prüfen der Abrechnung ist sehr schwierig, insbesondere im Bereich der Heizkosten.“ Deshalb rät der Mietexperte dazu, sich professionelle Hilfe zu holen – von wem auch immer. „Und im Idealfall geschieht das nicht erst dann, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen und der Ärger mit dem Vermieter in vollem Gange ist, sondern viel früher.“

Eine Betriebskostenabrechnung, umgangssprachlich auch Nebenkostenabrechnung genannt, muss jährlich vom Vermieter ausgestellt werden. Gesetzlich ist zunächst einmal geregelt, dass die Monatsmiete auch die Betriebskosten beinhaltet. „Vermieter und Mieter können aber auch vereinbaren, dass die Betriebskosten neben der Miete abgerechnet werden“, sagt Marco Karsten. Der Abrechnungszeitraum umfasst in der Regel zwölf Monate, wobei spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vom Vermieter abgerechnet werden muss. Heißt: Beginnt der Abrechnungszeitraum am 1. Januar und endet am 31. Dezember eines Jahres, muss dem Mieter die Betriebskostenabrechnung spätestens am 31. Dezember des Folgejahres vorliegen. „Und zwar so, dass der Mieter auch ausreichend Zeit hat, die Abrechnung einzusehen. Sie erst eine Minute vor Mitternacht in den Briefkasten zu werfen, ist unzulässig.“

Eine förmliche Zustellung per Post, und das bitte ein paar Tage vor dem offiziellen Fristende, sei für Vermieter empfehlenswert, so Marco Karsten. Schließlich müssten diese im Fall der Fälle auch nachweisen können, dem Mieter die Abrechnung fristgerecht zugestellt zu haben. Geschieht das nämlich nicht, landet also die Betriebskostenabrechnung erst mit einigen Tagen Verspätung im Briefkasten des Mieters, führt das zur Unwirksamkeit – und der Vermieter bleibt auf seiner Nachforderung sitzen.

Ähnliches gilt auf der anderen Seite übrigens auch für den Mieter: Nach der Zustellung der Betriebskostenabrechnung bleiben ihm genau zwölf Monate, um das Jahresschreiben zu beanstanden. Verpasst er die Frist, erklärt er sich automatisch mit dem Zahlenwerk einverstanden und ist von möglichen Beanstandungen ausgeschlossen. Folglich muss er die vom Vermieter gestellte Nachforderung leisten. „Dabei hat der Mieter grundsätzlich einen Anspruch auf vollständige Belegeinsicht“, erklärt Marco Karsten. Möchte er also genauere Details zu einer Rechnung sehen, zum Beispiel zu einer Heizungswartung, ist der Vermieter ihm gegenüber auskunftspflichtig. „Der Vermieter ist aber nicht um Übersendung der Belege gezwungen.“ Wohnt der Vermieter zum Beispiel im selben Haus wie der Mieter oder im selben Ort, kann er ihm auch nur einen Blick in die Rechnung gewähren, ohne diese aus der Hand zu geben. Ein detaillierter Blick in ausgestellte Handwerkerrechnungen, so Marco Karsten, könne sich nämlich durchaus lohnen, denn gerade hier versuche der ein oder andere Vermieter schon mal zu tricksen.

„Zu den nicht umlagefähigen Betriebskosten gehören laut Betriebskostenverordnung unter anderem Verwaltungskosten und die Kosten der Instandsetzung beziehungsweise -haltung. Altersbedingte Rohrverstopfungen werden schon mal gerne auf die Mieter umgelegt, aber das sind ganz klar Instandsetzungskosten – und die sind nicht umlagefähig. Auch Heizungsreparaturen, die dann offiziell in den Wartungskosten versteckt werden, kommen relativ häufig vor. Hier lohnt sich ein genauer Blick“, weiß Marco Karsten aus langjähriger Erfahrung.

Eine grobe Orientierung erhalten Mieter mit Blick in die Betriebskostenverordnung. Dort heißt es: „Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers oder Erbbauberechtigten dürfen mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte; die Umsatzsteuer des Dritten darf nicht angesetzt werden.“ Müllgebühren sind das, die Wasserversorgung, Heizkosten, die Reinigung und Wartung bestimmter Geräte, Schornsteinfegergebühren, oder aber auch Sach- und Haftpflichtversicherungen.

Nicht zu den Betriebskosten gehören laut Verordnung „erstens die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten), zweitens die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten)“. Heißt: Porto- oder Bankgebühren haben auf der Betriebskostenabrechnung ebenso wenig zu suchen wie Malerkosten des Treppenhauses, Reparaturen an der Elektroanlage einer Wohnung oder Rücklagen für Renovierungen.

Beinhalten sollte eine Betriebskostenabrechnung übrigens Folgendes: die Gesamtkosten zu jeder einzelnen Kostenposition, Angaben zum Umlageschlüssel sowie die sich daraus ergebenden Kosten für den Mieter, den genauen Abrechnungszeitraum und eine Aufrechnung der eventuell schon geleisteten Vorauszahlungen. Insgesamt aber ist es wie so oft im Leben: Der Teufel steckt bekanntlich im Detail. „Mietrecht ist ein sehr fluides Rechtsgebiet. Details ändern sich ständig, als Laie kann man da einfach nicht dauerhaft dranbleiben.“ Gerade auch deshalb empfiehlt Marco Karsten Mietern den Gang zum Profi. Ohne dessen Unterstützung sei es leider viel zu schwer, versteckte Fehler zu entdecken. Michael Wetter
  

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