bmd in Siegen ist Experte für digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Aus der Cloud direkt aufs mobile Endgerät

Zukunftssichere Digitalisierung durch moderne Cloud-Infrastruktur

14.10.2021

Wer auf flexible Arbeitszeitmodelle, Mobilität und Kollaboration setzt, wird nicht daran vorbeikommen, Abläufe sukzessive zu digitalisieren, um jederzeit und von überall auf die benötigten Daten und Dokumente zugreifen zu können. Die wachsenden Vorgaben aus Datenschutz und Compliance sprechen für eine sichere, mandantenfähige Cloudumgebung.

Die Lösung für mobiles Arbeiten mit effektivem Workflow ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS). Neben einem schnellen, mobilen und zuverlässigen Zugriff auf benötigte Daten sparen digitalisierte Prozesse Zeit und sorgen für Agilität und eine erhöhte Transparenz. Anders als im analogen Ordner können die Akten von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden.

Die Cloud gewinnt für DMS immer mehr an Bedeutung.Jan Soose, Geschäftsführer bmd GmbH
Die Cloud gewinnt für DMS immer mehr an Bedeutung.
Jan Soose, Geschäftsführer bmd GmbH

bmd ist autorisierter „Platinpartner“ der Software „DocuWare“, die zu den führenden Systemen im Bereich Enterprise Content Management (ECM) und DMS gehört. Mithilfe der Software werden gescannte Papierdokumente, E-Mails und Dateien aus beliebigen Systemen wie ERP und Warenwirtschaft in beliebigen Dateiformaten automatisiert und revisionssicher archiviert. Zudem sind universelle Integrationsmöglichkeiten und zertifizierte Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie DATEV, Dynamics NAV, Sage und anderen verfügbar. „DocuWare“ bietet außer dem Webclient native Apps für iOS und Android, die es Mitarbeitenden ermöglichen, auch mobil auf alle benötigten Daten und Dokumente zuzugreifen. Die Zugriffskontrolle verhindert eine unerlaubte Nutzung und die Datensicherung schützt optimal vor Zerstörung oder Verlust.

Leistungen auf einen Blick:
• Dokumentenmanagement-Systeme
• Digitalisierungs-/Scanservice
• Archivierung i.S.d. GoBD
• Elektronische Akten
• Digitale Prozesse / Workflows
• Digitale Rechnungsverarbeitung
• Digitale Personalakte i.S.d. DSGVO
• Emailarchivierung
• Formularmanagement
• Vertragsmanagement
• DMS-Integration in bestehende ERP-/Fibu-Systeme

DMS in Kombination mit einer Cloud macht die Bearbeitung von Dokumenten mit und ohne Veränderung des Originals sowie die automatische Verlinkung von Geschäftsvorfällen möglich. Außerdem wird dokumentiert, wer wann was verändert hat. Über die Cloud werden alle Transaktionen schnell, sicher und in Echtzeit umgesetzt.

Die Entwicklungen im Bereich der künstlichen Intelligenz werden künftig die menschliche Interaktion mit Informationen unwiderruflich verändern. In der Cloud entstehen regelrechte digitale Ökosysteme, die abgestimmt auf die jeweiligen Anforderungen möglichst viele Daten und Informationen bereitstellen und das gemeinsame Arbeiten an Geschäftsprozessen ermöglichen. Durch die fortschreitende Verwischung der Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben rückt das Thema „Informationssicherheit“ zunehmend in den Fokus, denn viele sensible Informationen sind jederzeit auf einem Gerät verfügbar, das die Menschen zu Hause nutzen.

Themen wie Ransomware und andere Hackerangriffe machen das ebenso deutlich wie die Diskussionen um den Umgang mit persönlichen Daten in sozialen Netzwerken. Eine moderne DMS Cloud reduziert den Aufwand der internen IT-Pflege und die Kosten für regelmäßige Server investitionen. Zudem wird der Zugriff auf digitale Dokumente enorm erleichtert, ohne dass der IT-Chef befürchten muss, dass Datenschutz und Datensicherheit beeinträchtigt werden.

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Tel.: 0271/77250-0
www.bmdsiegen.de

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